همه آنچه باید در مورد توصیه نامه بدانید

یکی از مراحل تکمیل فرم اپلیکیشن آنلاین دانشگاه بخش توصیه نامه است. در این بخش مدیران یا اساتید دانشگاه‌های دوران تحصیل و کاری شما در نامه‌ای رسمی با تشریح توانایی‌ها و دستاوردهای علمی‌تان، شما را به دانشگاه مقصد معرفی و به‌اصطلاح توصیه می‌کنند.
توصیه نامه یکی از مدارک مهم و مورد نیاز در فرایند اپلای است، در این مقاله به برخی از مهمترین پرسش‌ها درباره این نامه پاسخ داده‌ایم و همچنین برخی نکات مهم دیگر در انتها آورده شده است.

توصیه نامه چیست؟

توصیه‌ نامه (Recommendation Letter)، نامه‌ای است اساتید یا مدیران موسسات پژوهشی شما می‌نویسند و در آن به توصیف توانایی‌های شما به خصوص توانایی‌های علمی و پژوهشی‌ و دستاوردهای شما می‌پردازند. هدف این نامه به طور کلی متمایز کردن خصوصیات ویژه شما و معرفی به عنوان فرد مناسب برای دانشگاه یا محل کار مقصد است.

چرا دانشگاه مقصد از شما توصیه ‌نامه می‌خواهد؟

با درخواست توصیه نامه از طرف دانشگاه مقصد، کمیته ارزشیابی دانشگاه، شناخت بهتری از شما به‌دست می‌آورد و نسبت به این که در رشته انتخابی توانایی‌های لازم را دارا هستید، اطمینان کسب می‌کنند. بنابراین هدف، ارزیابی سطح توانایی‌های شما به کمک نظرات افرادی است که با شما کاملا آشنا هستند و تلاش و کوشش‌تان را در یک سری فعالیت‌ها، از نزدیک شاهد بوده‌اند.

بهتر است چه کسانی توصیه نامه‌ها را بنویسند؟

دانشگاه‌ها اغلب از شما دو یا سه توصیه ‌نامه می‌خواهند. برای فراهم‌ کردن این نامه‌ها بهتر است به سراغ اساتیدی بروید که در کلاس‌های درسی آن‌ها موفق بوده‌اید‌، یک پروژه‌ی تئوری یا عملی خوب را با او گذرانده‌اید و یا در فعالیت‌های تحقیقاتی او مشارکت داشته‌اید. اگر این اساتید از دانشگاه موردنظر شما فارغ‌التحصیل شده باشند و یا به دلیل مقالات و تحقیقات به ثبت رسیده در جوامع علمی بین‌المللی صاحب نام باشند، توصیه نامه‌ای که از سوی آن‌ها دریافت می‌کنید، در فرایند گرفتن پذیرش از دانشگاه بسیار موثر و ارزشمند خواهد بود. چنانچه استادانی که شما را توصیه می‌کنند چنین مشخصاتی نداشته باشند، اصلا جای نگرانی نیست زیرا همین که توسط استادی توصیه می‌شوید کافی است. همچنین اگر در یک موسسه یا پژوهشگاه علمی، مشغول به کار بوده و یا هستید و در پروژه‌های تحقیقاتی آن مشارکت داشته‌اید، مدیر یا مسئول آن بخش اگر از اعضای هیئت علمی باشد، می‌تواند برای شما توصیه ‌نامه بنویسد و این توصیه ‌نامه نیز معتبر است.

توصیه نامه تحصیلی از دبیرستان برای مقطع کارشناسی

بسیاری از دانشگاه‌ها و موسسات آموزشی برای مقطع کارشناسی نیز به توصیه‌ نامه نیاز دارند. برای مقطع کارشناسی، دانشجویان باید از دبیران و معلمان مدرسه یا دبیرستان خود به عنوان افرادی که با دانش‌آموز در طول تحصیل ارتباط نزدیک داشته‌اند درخواست توصیه نامه کنند. برای این کار سعی کنید اطلاعات کامل دانشگاه یا رشته تحصیلی‌ که می‌خواهید برای آن اپلای کنید را در اختیارشان بگذارید تا بتوانند توصیه نامه‌ای مطابق با آن رشته برای شما بنویسند. بهتر است برای این کار از دبیران درس‌های اصلی مانند ریاضی، علوم، ادبیات و زبان انگلیسی درخواست کنید.

متن توصیه نامه حاوی چه اطلاعاتی است؟

در متن توصیه نامه، اساتید و یا توصیه‌کنندگان شما معمولا چنین مواردی را شرح می‌دهند:

• توضیح چگونگی آشنایی نویسنده با متقاضی و مدت این آشنایی یا همکاری
• شرح مهارت‌ها، توانایی‌ها و نقاط قوت متقاضی مانند سخت‌کوشی، خلاقیت، مدیریت زمان و غیره
• ارزیابی ویژگی‌های شخصیتی فرد مانند انگیزه، رهبری، کارگروهی و غیره
• دستاوردها و نمونه‌ فعالیت‌های برجسته متقاضی
• ذکر دلیل توصیه کردن متقاضی برای دانشگاه، پروژه مطالعاتی یا سمت کاری موردنظر

باید توجه کنید این که مثلا در متن گفته شود «شما دانشجوی خوبی هستید» کفایت نمی‌کند بلکه باید این خوب بودن با جزئیات شرح داده شود مثلا گفته شود: «این دانشجو در دروسی که با من گذرانده، تلاش زیادی داشته و همواره به دنبال مطالعه بر روی منابع جدید و مقالات به‌روز بوده است تا دامنه اطلاعات خود را گسترده‌تر سازد و در ضمن نمرات خوبی هم کسب کرده است». همچنین باید اشاره‌ای به شخصیت شما نیز داشته باشند که نشان دهد در فعالیت‌های شخصی و گروهی، روحیه جستجوگر و مسئولیت‌پذیری داشته‌اید.

دانشگاه مقصد چگونه توصیه ‌نامه‌ها را دریافت می‌کند؟

در برخی دانشگاه‌ها فایل Word و یا PDF توصیه نامه در سایت آن دانشگاه قرار دارد و شما می‌توانید این فایل‌ها را دانلود کنید و در اختیار توصیه‌کنندگان خود قرار دهید، سپس با پست آن را به دانشگاه مقصد ارسال کنید. اما اغلب دانشگاه‌ها امکانی را فراهم کرده‌اند که در زمان پرکردن فرم اپلیکیشن آنلاین، وقتی به قسمت Recommendation Letter یا همان توصیه نامه می‌رسید، تنها ایمیل توصیه‌کنندگان را وارد کنید. پس از اتمام این مرحله یک ایمیل حاوی لینک آنلاین فرم توصیه‌نامه، به توصیه‌کننده ارسال می‌گردد که او به کمک این لینک به این فرم دسترسی پیدا می‌کند و می‌تواند به سوالاتی که در مورد شما پرسیده می‌شود، پاسخ داده و متنی درباره شما و توانایی‌هایتان در قسمت مربوطه بنویسد. با این روش اعتبار و محرمانگی توصیه نامه‌ها نیز تضمین می‌شود.

برخی دانشگاه‌ها پس از آن که توصیه‌ نامه را دریافت کردند، به شما ایمیلی ارسال می‌کنند که نشانه دریافت توصیه‌نامه است. اگر دانشگاه مورد نظر شما، این امکان را فراهم نکرده است، حتما از اساتید و توصیه‌کنندگان خود در مورد دریافت و ارسال توصیه‌ نامه جویا شوید تا عدم ارسال به موقع توصیه‌ نامه در فرایند اپلای شما، خللی ایجاد نکند.

نکاتی پیرامون نوشتن توصیه ‌نامه

• گاهی برخی افراد متن توصیه‌ نامه را خودشان آماده می‌کنند و از توصیه‌کننده درخواست می‌کنند که همان را برایشان ارسال کند. این کار به هیچ عنوان توصیه نمی‌شود زیرا شما اگر تجربه لازم در نوشتن متن را نداشته باشید، تصمیم‌گیرندگان دانشگاه مقصد نمی‌توانند به درستی به قضاوت در مورد توانایی‌های شما پرداخته و فرصت اپلای را از دست می‌دهید.
• در صورتی که استاد و یا توصیه‌کننده به دلیل کمبود وقت از شما درخواست کرد خودتان توصیه‌ نامه را نوشته و در اختیار او بگذارید، از او خواهش کنید تا در پایان، متن شما را بخواند و اگر لازم بود آن متن را به لحاظ نگارشی و محتوا شیواتر و کامل‌تر کند و یا حداقل متن توصیه ‌نامه‌تان را به افراد مطلع بدهید تا آن را برای شما ویرایش کنند.
• طولانی بودن بیش از حد متن توصیه ‌نامه سبب می‌شود مطالب مهم و کلیدی به خوبی به چشم نیایند و کوتاه بودن متن نیز این حس را القاء می کند که توصیه‌کننده انگیزه لازم برای نوشتن آن را ندارد. بنابراین حدود یک صفحه برای توصیه شما کافی خواهد بود.
• برخی اساتید، متن را برای شما می‌نویسند ولی آن را در اختیار شما نمی‌گذارند و مستقیما برای دانشگاه مقصد ارسال می‌کنند اگر توصیه‌کننده متن را در اختیار شما نیز قرار داد، حتما آن را بررسی کنید تا مطالب مهم و کلیدی در آن به درستی و کامل بیان شده باشد.

همواره به خاطر داشته باشید که ممکن است اصالت توصیه‌ نامه شما مورد استعلام قرار گیرد بدین معنی که دانشگاه مقصد با توصیه‌کننده شما ارتباط برقرار کند و صحت مطالب را پرس‌و‌جو کند در نتیجه هیچ‌گاه به اینکه خودتان بدون اطلاع دادن به توصیه کننده، متنی آماده کرده و به جای او ارسال کنید، فکر نکنید. چرا که این اشتباه در صورت محرز شدن می‌تواند شما را در مسیر اپلای برای دانشگاه و رشته دلخواه‌تان متوقف کند.

شاید بتوان یکی از مراحل سخت در فرایند اپلای را بخش توصیه ‌نامه دانست چرا که مدیریت این بخش در دستان شما نیست و باید بسیار پیگیر باشید تا توصیه کننده، طی فرصتی که دانشگاه مقصد در اختیار او می‌گذارد، توصیه‌ نامه شما را بنویسد. از آن‌ها بخواهید برای پر کردن بخش آنلاین توصیه‌ نامه، ایمیل خود را چک کنند و با دریافت لینک در ایمیل، سوالات را در هر بخش پاسخ داده و متن توصیه ‌نامه را بنویسند.