صفر تا صد مدارک مورد نیاز برای اپلای تحصیلی

اگر شما هم به‌دنبال تحصیل در کشورهای خارجی هستید، باید درباره مدارک مورد احتیاج آن اطلاعات کافی داشته باشید. دانستن اینکه دقیقا به چه پیش‌نیازها و مدارکی برای اپلای نیاز دارید، مسئله بسیار مهمی است؛ چرا که یک عامل تعیین کننده در گرفتن پذیرش از دانشگاه موردعلاقه‌تان است. در این مقاله می‌خواهیم لیست مدارک لازم برای اپلای در مقطع کارشناسی، کارشناسی ارشد، دکتری و هر آنچه در این رابطه نیاز است بدانید را باهم بررسی کنیم؛ با ما همراه باشید.

اصطلاحات Undergraduate و Graduate به چه معناست؟

وقتی وارد وب‌سایت دانشگاهی می‌شوید، برای دیدن پیش‌نیازهای اپلای، لازم است مقطع تحصیلی‌ و رشته مورد نظرتان را انتخاب کنید. اینجاست که به دو اصطلاح Undergraduate و Graduate برمی‌خورید. این دو اصطلاح، اشاره به مقاطع تحصیلی دارند. Undergraduate به دوره کارشناسی و Graduate به دوره‌‌های کارشناسی ارشد و دکتری اشاره دارد. همچنین ممکن است Graduate را تحت‌عنوان Postgraduate نیز ببینید؛ این دو هم معنی‌اند و تفاوتی با یکدیگر ندارند.با توجه به توضیحاتی که داده شد، ممکن است این سوال برایتان پیش بیاید که Bachelor، Master و Doctorate چه مقاطعی هستند؟
در پاسخ باید بگوییم که Bachelor همان مقطع Undergraduate و دوره کارشناسی است. منظور از Master، دوره کارشناسی ارشد است و Doctorate به دکتری اشاره دارد که هر دو این دوره‌ها زیر مجموعه مقطع Graduate دسته‌بندی می‌شوند.

دوره کارشناسی یا Bachelor

Bachelor’s Degree ،Bachelor یا Undergraduate Degree به اولین مقطع تحصیلی دانشگاهی گفته می‌شود. اتمام این دوره معمولا ۴ سال زمان می‌برد، اما طول این دوره بسته به اینکه ثبت نام خود را به صورت Part-time یا Full-time انجام داده باشید، می‌تواند کمتر یا بیشتر شود. البته این مدت‌زمان به رشته‌ای که انتخاب می‌کنید هم بستگی دارد. بعضی دانشگاه‌ها امکان شرکت در دوره آنلاین Bachelor را به دانشجویان می‌دهند که در این صورت، مدت زمان اتمام این دوره به زیر چهار سال می‌رسد و هزینه ثبت نام هم معمولا کاهش پیدا می‌کند.

دوره کارشناسی ارشد یا Master

Master یا Master’s Degree همانطور که گفتیم اشاره به دوره کارشناسی ارشد دارد. طول دوره Master معمولا نصف دوره Bachelor است و ۲ سال طول می‌کشد. این دوره را نیز به صورت آنلاین می‌توانید یک‌ساله تمام کنید. البته این نکته را در نظر داشته باشید که مدت زمان اتمام هر دوره به نوع ثبت نام (تمام‌وقت و پاره‌وقت) و رشته‌تحصیلی وابسته است.

دوره دکتری یا Doctorate

Doctorate که آن را تحت عنوان Doctoral Degree نیز دیده‌اید، همان دوره دکتری است. اشتباه رایجی که در مورد دوره دکتری وجود دارد این است که اکثر افراد، این دوره را با PhD یکی می‌دانند. PhD یک مدرک دانشگاهی است که بر تحقیقات (Research)، تجزیه و تحلیل داده‌ها و ارزیابی تئوری تمرکز دارد؛ اما در مقطع دکتری، تسلط بر یک موضوع، در هر دو جنبه تئوری و عملی صورت می‌گیرد. در واقع هیچ یک از این دو، بر دیگری برتری ندارند و هر دو از بالاترین سطوح تحصیلی محسوب می‌شوند. مدت زمان دوره دکتری از ۲ تا ۶ سال متفاوت است. بسته به نوع برنامه و موضوع دوره، این مدت زمان می‌تواند تغییر کند.
حالا که با مقاطع تحصیلی دانشگاهی آشنا شدیم، وارد مرحله بعدی اپلای می‌شویم. در این مرحله نیاز است شما رشته‌ای که می‌خواهید در آن تحصیل کنید را انتخاب کرده و بر اساس آن به قسمت پیش نیازهای پذیرش (Application Requirements) وبسایت دانشگاه مورد نظرتان بروید و ببینید به چه مدارکی نیاز دارید. در قسمت بعدی لیست مدارکی که برای اپلای نیاز است را با هم بررسی می‌کنیم.

مدارک لازم برای اپلای تحصیلی در سال ۲۰۲۴

دانشجویان برای اپلای تحصیلی به مدارک عمومی و اختصاصی احتیاج دارند. مدارک عمومی میان تمامی دانشجویان مشابه است، اما مدارک اختصاصی فقط به دانشگاه مقصد بستگی دارد. معمولا دانشگاه‌ها مدارکی را از دانشجویان بین‌المللی می‌خواهند؛ به عنوان مثال، دانشجویانی که قصد ادامه تحصیل در دانشگاه‌های فرانسه را داشته باشند باید مدرک زبان فرانسه را دریافت کنند و به دانشگاه تحویل دهند. این مدرک تنها برای دانشگاه‌های فرانسه کاربرد دارد و دانشگاه‌های دیگر این مدرک را نمی‌خواهند. در ادامه مدارک عمومی و اختصاصی را با هم بررسی می‌کنیم.

مدارک عمومی برای اپلای تحصیلی

مدارکی که در این قسمت لیست کرده‌ایم، مدارکی هستند که فارغ از مقطع تحصیلی، رشته و کشور مقصد به آن‌ها نیاز خواهید داشت و می‌توانید آن‌ها را برای اپلای کارشناسی، کارشناسی ارشد و دکتری به دانشگاه ارائه دهید.

۱- ترجمه مدارک شخصی برای اپلای

اولین قدم در تهیه مدارک مورد نیاز برای اپلای تحصیلی، ترجمه مدارک شخصی است. شما در هر مقطعی (کارشناسی، کارشناسی ارشد و دکتری) که باشید، باید مدارک شخصی خود را به زبان کشور مقصد ترجمه کنید. این مدارک عبارت‌اند از:

• شناسنامه
• کارت ملی
• گواهی عدم سوء پیشینه
• کارت پایان‌خدمت یا معافیت تحصیلی

۲- ترجمه مدارک تحصیلی (Academic transcripts & certificates)

شما باید مدارک تحصیلی و ریز نمرات را برای ترجمه، از دانشگاهی که از آن فارغ‌التحصیل شده‌اید، دریافت کنید. چنانچه دانشجوی دانشگاه آزاد بوده‌اید، پس از اتمام تحصیل می‌توانید درخواست دریافت مدرک بدهید؛ اما اگر در دانشگاه دولتی و به صورت روزانه درس خوانده‌اید، لازم است مدرک را آزاد کنید و دانشنامه خود را دریافت کنید. شما باید این مدارک را ترجمه و برای دانشگاه مقصد ارسال کنید. مدارک تحصیلی مورد نیاز برای اپلای عبارت‌اند از:

• ریز نمرات رسمی:

اکثر دانشگاه‌های خارجی از شما Official Transcript یا ریز نمرات رسمی می‌خواهند. منظور از رسمی آن است که ریز نمرات مقاطع پیشین در سربرگ دانشگاه و دارای مهر باشد و به تایید سازمان مربوطه نیز رسیده باشد. به این منظور، شما باید به دانشگاه درخواست ریز نمره بدهید، سپس برای تایید آن به یکی از این گزینه‌ها مراجعه کنید: اگر دانشجوی یکی از رشته‌های غیر پزشکی که دانشگاه آن‌ها تابع وزارت علوم است بوده‌اید، باید به وزارت علوم مراجعه کنید. چنانچه دانشجوی رشته پزشکی بوده‌اید لازم است به وزارت بهداشت و اگر فارغ‌التحصیل دانشگاه آزاد هستید، باید به دفتر مرکزی دانشگاه خود مراجعه کنید. در بعضی موارد در صورت درخواست دانشگاه یا سفارت، ریز نمرات باید به تایید دادگستری و وزارت امور خارجه نیز برسد. پس از تایید مدارک توسط سازمان‌های ذکر شده، مدرک شما آماده ترجمه است.

• ترجمه سرفصل دروس:

معمولا دانشگاه‌های مقصد برای آگاهی از محتوای دروس گذرانده شده توسط دانشجویان در دانشگاه‌های جهان از آن‌ها ترجمه سرفصل دروسی که گذرانده‌اند را می‌خواهند.

• ترجمه اصل مدرک تحصیلی

شما باید اصل مدرک تحصیلی خود را همانند سر فصل دروس ترجمه رسمی کنید و برای دانشگاه مقصد ارسال کنید.
برای اطلاع بیشتر درباره آزاد سازی مدارک، می‌توانید به مقاله گرفتن مدرک تحصیلی برای اپلای مراجعه کنید.

۳- فرم درخواست پذیرش (Application Form)

برای تحصیل در هر دانشگاهی ابتدا باید فرم درخواست پذیرش برای آن‌ها ارسال کنید. معمولا دانشگاه‌ها این فرم را در سایت خود قرار می‌دهند. می‌توانید این فرم را دریافت و تکمیل کنید. توجه کنید که قبل از فرستادن فرم برای دانشگاه حتما آن را بازبینی کنید تا اطلاعات را به‌ درستی وارد کرده باشید.

۴- گذرنامه (Passport)

برای سفرهای بین‌المللی شما به گذرنامه احتیاج دارید. گذرنامه معتبر یکی از مهم‌ترین مدارکی است که برای اپلای به آن احتیاج خواهید داشت. گذرنامه شما باید حداقل یک‌سال اعتبار داشته باشد.

۵- توصیه نامه (Letter of Recommendation)

معمولا هر دانشگاهی ۱ یا ۲ توصیه‌نامه از دانشجویان می‌خواهد. ارائه توصیه‌نامه برای برخی دانشگاه‌ها اجباری و برای برخی اختیاری است؛ با این حال همیشه یک امتیاز مثبت محسوب می‌شود. Recommendation Letter باید توسط استاد مقاطع پیشین شما نوشته شود. به این منظور، می‌توانید از یکی از معلم‌های دبیرستان یا اساتید دوره کارشناسی یا کارشناسی ارشد خود بخواهید این کار را برایتان انجام دهد. بعضی دانشگاه‌‌ها می‌خواهند که خود استاد مستقیما Recommendation Letter را برایشان ارسال کند، در این صورت باید ایمیل دانشگاه را در اختیار استاد قرار دهید. این مورد نیز محدودیت کلمه دارد که در سایت دانشگاه به آن اشاره می‌شود.

۶- SOP یا انگیزه نامه

برخی دانشگاه‌ها برای اپلای در مقطع کارشناسی، کارشناسی ارشد و دکتری از دانشجویان SOP می‌خواهند. در انگیزه‌نامه شما با نگارشی رسمی، می‌نویسید که چه کسی هستید و کمی از پیشینه تحصیلی خود صحبت می‌کنید. همچنین توضیح می‌دهید که چرا این رشته و این دانشگاه را انتخاب کرده‌اید و چه برنامه‌ای برای آینده خود دارید. در نوشتن SOP بیشتر باید روی اهداف و آینده‌ تمرکز داشته باشید.
اگر دانشگاه مقصدتان استاد محور است و از قبل با یکی از اساتید مکاتبه داشته‌اید، خوب است نام او را در SOP ذکر کنید. اما اگر دانشگاه، کمیته محور است، بهتر است نام استاد ذکر نشود. محدودیت کلمه در نوشتن انگیزه‌نامه را هم فراموش نکنید.
خوب است بدانید در برخی موارد دانشگاه از شما می‌خواهد Personal Statement ارائه کنید. Personal Statement و SOP معمولا باهم اشتباه گرفته می‌شوند. در Personal Statement تاکید بیشتر بر تجربیات و دستاوردهای گذشته است. این مورد هم محدودیت کلمه دارد.

۷- CV یا رزومه (Resume)

یکی دیگر از مدارک لازم برای اپلای، ارسال یک رزومه قوی و کامل از خودتان است. در این رزومه باید راجع به تحصیلات خود، هر دوره‌ای که گذرانده‌اید و تجربیات کاری بنویسید. پیشینه تحصیلی، مقالات، مهارت‌ها، نرم افزارهایی که به آن‌ها مسلط هستید و علایق خود در زمینه ریسرچ از جمله مواردی هستند که باید در رزومه ذکر شوند.

۸- گواهی تمکن مالی

در زمان اپلای، برای آن که کشور مقصد بداند که شما توانایی پوشش هزینه‌های زندگی و تحصیل در آن کشور را دارید، از شما مدارکی مبنی بر استطاعت مالی می‌خواهد. این مدارک باید رونوشت از حساب‌های بانکی، نامه بورسیه دانشجویی و یا نامه رسمی از جانب حامی مالی شما باشد.
توجه: این مدرک تنها برای اپلای تحصیلی نیست و برای تمامی افرادی که می‌خواهند به کشورهای خارجی اپلای کنند مورد نیاز است.

۹- گواهی سلامت

کشورهایی مانند آمریکا،کانادا، اسپانیا، آلمان، ترکیه و غیره قوانین بهداشتی خاص خود را دارند که برای ادامه تحصیل و زندگی در آن‌ها باید کارت بیمه درمانی یا مدارک واکسیناسیون خود را همراه داشته باشید.

۱۰- عکس پرسنلی

برای اثبات هویت خود در اپلای تحصیلی، وجود یک عکس پرسنلی با شرایطی که در ادامه آن را عنوان می‌کنیم الزامی است. این شرایط عبارت‌اند از:

• عکس رنگی و دارای پس‌زمینه سفید باشد.
• با فرمت jpg یا jpeg باشد.
• حجم عکس کمتر از ۵۰۰ کیلوبایت و بیشتر از ۱۰ کیلو بایت باشد.
• باید با ظاهر کنونی شما مطابقت داشته و حداکثر در ۶ ماه گذشته گرفته شده باشد.
• چهره شما باید بدون حالت خاص و با چشمان باز باشد.
• از کلاه استفاده نکرده و سعی کنید روسری جلوی صورتتان را نگرفته باشد.
• از هدفون، دستگاه‌های هندزفری بی‌سیم و موارد مشابه استفاده نکنید.
• استفاده از عینک تنها در شرایط خاص پزشکی مجاز است.
• عکس‌های اسکن شده از روی کارت ملی و شناسنامه، همچنین عکس‌برداری با گوشی‌های هوشمند مجاز نیست.

۱۱- مدرک زبان

اگر انگلیسی زبان مادری شما نیست، لازم است توانایی خود برای تحصیل به زبان انگلیسی را ثابت کنید. به این منظور باید در یکی از آزمون‌های زبان انگلیسی شرکت کنید. تافل، آیلتس، GRE یا دولینگو از جمله این آزمون‌ها هستند. برای اینکه ببینید دانشگاه کدام را ترجیح می‌دهد یا به چه نمره‌ای نیاز دارید، به سایت دانشگاه بروید و اطلاعات مربوط به آزمون زبان را به‌دقت مطالعه کنید.
برای ارائه مدرک زبان به دانشگاه مقصد، باید نتیجه آزمون را به دانشگاه ارسال (Report) کنید. جهت ریپورت نمرات TOEFL و GRE می‌توانید ۴ دانشگاه را به صورت رایگان انتخاب کنید. این تعداد برای IELTS بیشتر است و می‌توانید به ۵ دانشگاه به صورت رایگان نمره خود را ریپورت کنید. اگر قصد داشته باشید نتیجه آزمون را به دانشگاه‌های بیشتری بفرستید، به ازای هر دانشگاه بیشتر، باید مبلغی بپردازید. دولینگو در این مورد محدودیتی ندارد و به صورت رایگان می‌توانید نتیجه آزمون را به هر تعداد دانشگاه که می‌خواهید بفرستید.
امکان ریپورت رایگان برای تافل تا ساعت ۱۰ شب قبل از آزمون به شما داده می‌شود. برای GRE بعد از آزمون باید دانشگاه‌های مورد نظرتان را انتخاب کنید. جهت ریپورت نمره آیلتس نیز در همان زمان ثبت‌نام باید نام دانشگاه‌ها را ذکر کنید.
توجه داشته باشید که آماده شدن نتایج و ارسال نمره از وبسایت ETS و IELTS به دانشگاه، معمولا از چندروز تا ۲ هفته به طول می‌انجامد؛ پس حتما این بازه زمانی را هنگام اپلای در نظر بگیرید.
برای تحصیل در بعضی دانشگاه‌های شماری از کشورها، مانند آلمان، هلند و غیره نیاز به دانستن زبان آن کشور نیز دارید که این مورد هم در و‌ب‌سایت دانشگاه‌ها ذکر شده است.

Research Proposal -12

این مورد معمولا هنگام اپلای برای کارشناسی ارشد، دکتری و PhD از شما خواسته می‌شود. در Research Proposal باید در مورد برنامه‌های آینده خود برای ریسرچ صحبت کنید؛ روش‌ و متدهای ریسرچ را شرح دهید و در واقع مسیر مشخصی برای آن ترسیم کنید. هدف از نوشتن ریسرچ پروپوزال، آگاهی دانشگاه از دانش ریسرچ شماست. برای نوشتن ریسرچ پروپوزال محدودیت کلمه دارید که تعداد کلمات معمولا در قسمت پیش نیازهای پذیرش وب‌سایت دانشگاه نوشته می‌شود.

۱۳-شرکت در آزمون‌های ورودی

در برخی موارد مخصوصا برای اپلای در مقطع دکتری، شرکت در آزمون‌های ورودی دانشگاه لازم می‌شود. آزمون‌های GRE ،GMAT و MAT از جمله رایج‌ترین آزمون‌های ورودی هستند. بر اساس رشته تحصیلی، مقطع و دانشگاهی که می‌خواهید برای آن اپلای کنید، باید یکی از این آزمون‌ها را انتخاب کرده و نمره قابل قبول را کسب کنید. اطلاعات مربوط به نوع آزمون و نمره در وب‌سایت دانشگاه پیدا می‌شود.
تمام این پیش نیازها که در اصطلاحات اپلای، Requirements نام دارند را می‌توانید در وبسایت دانشگاه مقصد خود جست‌وجو کنید. حواستان باشد که ددلاین اپلای دانشگاه‌ برای هر مقطع را از دست ندهید. لازم است پیش از تاریخ ددلاین، تمامی مدارک مورد نیاز خود را برای دانشگاه ارسال کرده باشید.

مدارک اختصاصی برای اپلای تحصیلی

هر دانشگاه بنابر شرایط خود یک‌سری مدارک از شما می‌خواهد. این مدارک تنها برای همان دانشگاه معتبر بوده و ممکن است برای دانشگاه‌های دیگر اعتباری نداشته باشد. به عنوان مثال، دانشگاه‌های فرانسه از شما مدرک معتبر زبان فرانسه را می‌خواهند که ممکن است دانشگاه‌های استرالیا این مدرک برایشان مهم نباشد. شاید برای شما سوال باشد که این مدارک خاص را از کجا باید مشاهده کرد؟ باید بگوییم که معمولا بخشی از وب‌سایت دانشگاه‌ها را به دانشجویان بین‌الملل اختصاص می‌دهند که می‌توانید با مراجعه به سایت دانشگاه موردنظرتان تمامی شرایط برای تحصیل در آن را مشاهده کنید.

اپلای بدون اصل مدرک امکان پذیر است؟

اگر برای دریافت مدرک تحصیلی از دانشگاه خود اقدام کنید، معمولا در ابتدا به شما یک مدرک موقت داده می‌شود و صدور مدرک اصلی، مدتی پس از آن صورت می‌گیرد. اگر ددلاین اپلای دانشگاه نزدیک است و شما فرصت ندارید تا صدور مدرک اصلی صبر کنید، می‌توانید به دانشگاه ایمیل بزنید. در ایمیل وضعیت خود را توضیح دهید و بپرسید که آیا مدرک موقت را تا زمان صدور مدرک اصلی قبول می‌کنند یا نه.

نکات مهم در فرایند اپلای برای یک دانشگاه

• معدل یکی از عوامل تاثیرگذار در گرفتن پذیرش از دانشگاه‌ها است. حداقل معدل لازم برای اپلای در وب‌سایت دانشگاه مقصد ذکر می‌شود که اطلاعات مربوط به آن را از آنجا می‌توانید به دست آورید. برای مقایسه معدل خود با معدلی که در سایت دانشگاه می‌بینید لازم است معادل سازی انجام دهید. البته در ترجمه ریز نمرات این معادل تحت عنوان GPA وجود دارد و از این طریق می‌توانید معدل خود را با حداقل معدل مورد نیاز، مقایسه کنید.
• چنانچه تمام شرایط پذیرش را داشته باشید و از دانشگاه پذیرش بگیرید و به هر دلیلی نتوانید برای همان ترم تحصیلی ثبت نام کنید، می‌توانید درخواست Admission Deferral بدهید. در این صورت لازم است ایمیلی به بخش Admissions Office دانشگاه بزنید و شرایط خود را توضیح دهید. در صورت موافقت، دانشگاه ثبت نام شما را به ترم بعد موکول می‌کند.
• اطلاع از فرآیند اپلای یکی از مهم‌ترین نکات در پروسه اقدام برای پذیرش دانشگاه است. اینکه بدانید دقیقا به چه مدارکی برای اپلای نیاز دارید، آیا واجد شرایط اپلای برای دانشگاه مورد نظر خود هستید یا نه، تهیه هر یک از پیش نیازها و مدارک چقدر زمان می‌برد و تا چه زمانی وقت دارید این مدارک را برای دانشگاه بفرستید، همگی بر احتمال گرفتن پذیرش از دانشگاه موثر هستند.
• نکته دیگری که لازم است در نظر بگیرید، داشتن چندین گزینه برای اپلای است. اپلای کردن برای چندین دانشگاه، شانس شما را برای گرفتن پذیرش بیشتر می‌کند. البته در این صورت می‌توانید دانشگاه‌هایی را انتخاب کنید که اپلیکیشن فی ندارند. چرا که پرداخت هزینه اپلیکیشن فی برای چندین دانشگاه، هزینه زیادی برایتان خواهد داشت.
• توجه به ددلاین‌ها از دیگر نکات مهم است. ددلاین اپلای، ددلاین پرداخت اپلیکیشن فی و ددلاین شرکت در آزمون‌های زبان از جمله تاریخ‌هایی هستند که حتما باید از آن‌ها اطلاع داشته باشید.
• صادر کردن ریز نمره معمولا چند روز تا چند هفته زمان می‌برد؛ پس حتما این بازه زمانی را در نظر بگیرید. ترجمه مدارک هم معمولا کمی زمان‌بر است و خوب است که این نکته را نیز در نظر داشته باشید.
• بعضی از دانشگاه‌ها ریز نمرات رسمی را از شما نمی‌خواهند. برای اطمینان بیشتر به دانشگاه مقصدتان ایمیل بزنید و این مورد را از آن‌ها بپرسید.

در این مقاله با مقاطع تحصیلی دانشگاهی آشنا شدیم و مدارک لازم برای اپلای در هر مقطع را نیز مرور کردیم. هنگام اپلای حتما تاریخ ددلاین‌ها را در نظر داشته باشید. گاهی بی‌توجهی به این تاریخ‌ها می‌تواند از لحاظ زمان، پروسه شما را به کلی عقب بیندازد. برای به‌دست آوردن اطلاعات اپلای بیشتر نیز، هیچ وب‌سایتی بهتر از وب‌سایت دانشگاه مقصدتان نیست. تمام پیش نیازهای پذیرش را از همان‌جا مطالعه کنید و نگران از قلم انداختن چیزی نباشید.